2017年10月12日に開催された2017年10月期全塾協議会定例会にて、全塾協議会の執行機関である全塾協議会事務局(以下「事務局」)の規則改正が承認されました。改正された新規則は2017年10月2日に開催された事務局総会にて可決されたものであり、2016年改正からの変更をここに報告します。
改正の概要
企画部と広報部を統合
企画部が企画、実施していた広聴業務を広報部に統合し、広報部の機能を広聴と広報の両面に拡大しました。
管理部の新設
全塾協議会及び事務局に関する情報などの管理を担う「管理部」を新設しました。
事務局組織に関する制度面の明瞭化
役員と部長の定義見直し
役員と部長を分離し「部長は役員でなければならない。」としました。これまでは、役員の職務として部署の統括が定められており、部署を持たない役員の立場、どの部署を統括するのかに不明瞭さがありましたが、部署を統括する部長の役割と事務局の運営を担う役員の役割を分離しました。また、部長には事務局長より部署に割り振られた業務を部署に配属された事務局員に割り振る役割、役員には事務局長と協力し業務を構成する役割を記述し、それぞれ明確化しました。
事務局員であることを明確にする責任の明記
事務局長の責任として、事務局員と事務局員以外を役員が区別できるような措置を取ることを明記しました。これにより、役員の誤認により、事務局員以外に事務局員が実施しなければならい業務を依頼してしまう事態を回避する責任が事務局長に生じます。執行機関として必要な組織としての信頼性維持の要件となります。
事務局員の配属に関する規定の追加
事務局員の配属を決めるのが事務局長であることを明記しつつ、役員ではない事務局員を何らかの部署に配属しなければならないとしました。これにより、事務局長が全事務局員に部署を経由して業務を指示できる状態を維持し、業務指示を受けない事務局員を制度的に認めないようにしました。また、同時に2017年7月より導入している、1人の事務局員を主配属と副配属の2部署に配属する制度を規則に追加しました。
会計の章を追加
これまで事務局の事業年度は毎年4月1日から翌年3月31日としてましたが、3月末は事務局も支出するべき項目があり財務処理が煩雑になってしまっていた、他の所属団体の監査と事務局の帳簿作成の時期がかぶっていた、といった理由から事業年度を1月1日から12月31日に変更いたしました。また、財務責任者を財務部長とすることを規則に明記しました。
情報管理の章を追加
2017年10月期全塾協議会定例会にて、塾生代表より情報管理規則の発議が行われました。審議は継続しており、まだ成立はしておりませんが、情報管理規則の施行に備えて事務局側の制度を先に整備する必要があるため、新設した管理部の役目や情報管理責任者に関する項目を追加しております。
その他表現の修正など
規則中で用語の表記ゆれや、曖昧な表現を整頓しました。また、全塾協議会規約と重複して定められている事項は、全塾協議会がその規約を変更したときに、事務局側の都合で規約、規則に矛盾を生じさせてしまうことになるため、全塾協議会規約の定めに従う、と言った規約を参照する規定に置き換えました。
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