こちらは過去の新歓情報です。
じむログ企画も8つ目、今日は昨年度事務局長を務められていた経済学部4年の方に事務局長について寄稿していただきました！ これまでのじむログとはまた少し変わった雰囲気のじむログとなっておりますが、事務局長の職務を通して事務局についてより深く詳しく知ることができるので、ぜひご覧ください！
事務局長について
はじめに
大学では、教室で受ける講義以外にもサークル活動やゼミ（研究会）やアルバイトやインターンなどの様々な活動に参加する学生の方が多く、受動的に何かを学ぶだけではなく、自ら行動して学びや趣味に時間を費やします。その際、もちろん自ら行動することには責任が伴います。例えば学園祭をやるならば、大きな額のお金を集め、人員を動員し、場所や備品を手配するということが考えられますが、それら全てに責任が伴います。学生の本分は言わずもがな学ぶことですが、その間に学んだ机上のことを、責任を伴いながら実践に移して検証してみるという時間の猶予が与えられていると思います。
全塾協議会は、中学校や高校でいう生徒会のような塾生の組織です。全塾協議会は、ゼミ（研究会）を支えるゼミナール委員会や学園祭の運営団体などの多彩な委員会組織が加盟しており、塾生生活の基盤を支えています。具体的には、塾生の皆様から頂いている自治会費を必要な活動に分配したり、塾生生活の問題に対して塾生主体の施策を実施したり、塾生の皆様の要望を大学に届けたりします。その中で全塾協議会事務局は、全塾協議会の決定を補佐する立場にあり、加盟している団体のチェックもしながら、実際にお金や人が動いて物事を実行に移す組織です。国に例えるとすれば、省庁などの行政機関に近いのではないかと思います。
今回の記事では、その全塾協議会事務局の代表である事務局長について紹介します。
事務局長は何をする役職？
事務局には総務政策部・財務部・議事部・広報部という四つの部署がありますが、事務局長の役割は、各部署が何を担当するかを指示して、全体をまとめることです。
各部署への指示
毎月、各部署の部長を集めて会議を開きます。そこでは、新型コロナウイルスの情報サイトを医学部生と協力して作っている担当からの報告や、団体からの新規事業にお金を交付して欲しいという話の報告や、団体でこんな問題が起こってしまったという報告など、いろんな情報が飛び交います。部長たちと話しながら物事を整理して、事務局として何をすべきかを具体的に各部署に振っていきます。会議は月一で二時間くらいですが、チャットを使って日常的に事務局内で相談したり細かい指示を出したり、時には個別に電話で話し合ったりして、常に相談と指示を繰り返します。
しかし、例えば団体に必要なお金を交付する手続きを進めるように指示をしていたのにやってもらえていなかったら大問題です。それ故に各部署がやることを完遂できているか確認が必要です。会議ではそういった進捗の相談もし、部署で何かが上手くいっていない時には新しいやり方を考えてまたその指示をします。
人員配置
事務局長として出す様々な指示をしっかりとやりとげてもらうためには、誰をどこの部署に配属するかなど、人の配置を考えなければいけません。事務局は30人くらいの少数精鋭部隊ですが、学年や入学代はあまり気にせずに、それぞれのやりたいことやできることを個人単位でしっかり吟味します。したがって、事務局では先輩を追い越して一年生でも幹部職に就くこともありますし、就職活動のために年度中に役職を降りる人もいます。個々人の事情をいろいろ知って、事務局全体の人員バランスを柔軟に考えるというのも大きな役割です。
監査の責任者
事務局長は「二次監査人」という役職も兼ねています。新入生歓迎会の運営に人員を派遣したり、団体にお金を交付する手続きをしたり、新型コロナウイルスの情報を発信したりと、様々な事業を進める反面、全塾協議会に加盟している団体をチェックするのも大切な役割です。総額約2000万円のお金を自治会費として塾生の皆様から頂いていますが、これが団体で問題なく使用されたのか、団体としてしっかり活動をされているのかを、「監査」と呼ばれる作業でチェックします。「決算書類」というお金の使途をまとめた書類が各団体から提出されます（一団体につきクリアファイル8冊くらいに及ぶことも）。これを事務局員で手分けして、領収書などの全ての資料に目を通し、事務局長が再度目を通した上で監査報告書にまとめます。そして、報告書に基づいて全塾協議会の塾生代表や議員に対して報告します。これが事務局の夏のメインイベントです。これにより、問題がないことを確認して団体の活動の正当性を証明し、或いは、問題を発見して団体に改善を促す措置に踏み切ります。
時には、全塾協議会、ひいては塾生生活を揺さぶりかねない大きな問題が発覚することがあります。関係者の方を問い質して追及することが目的ではありませんが、何が起こっているのかを明らかにするために難しい対応を迫られることもあります。そういった問題に対してどのように全塾協議会が対処するかを決める際の判断材料をまとめるという非常に大切であり重い役割を担うのも、事務局長です。
事務局長経験者として、事務局長とは？
私は、事務局長を2020年度と2021年度の二年間務めました。大変なこともある一方で、本当に面白くて濃い二年間でした。その中で事務局長という役職について思ったことは次のようなことです。
事務局長は、事務局内部の活動を統括すると同時に、塾生生活では今何が求められているのか、全塾協議会全体としてどのように物事が進むべきなのかを考え、事務局の立場でやるべきことを整理する必要があります。例えば、多くの団体がコロナ禍で新入生の勧誘が上手く行っていないという状況を見た上で、全塾協議会としてはその加盟している団体が協力して新入生歓迎会などのイベントを開催するといったようなすべきことの方向性を考え、事務局員に対してはその運営への参加や細かい施策を練ってもらうなどのすべきことを具体化します。その際、全て独断で勝手に進めるのではなく、全塾協議会全体の意思決定を担う立場にある塾生代表や議員に対して助言やサポートをし、その決定に基づいて、イベントの告知にご協力をいただきたい大学の学生部やイベント運営に参加する団体と調整を行い、事を進めます。つまり、すべきとされることを自分でも考えた上で、それが実行に移されるために必要な物事を事務局員の協力を得ながら揃えるということが必要です。また、それとは別に、監査のところで説明した団体の活動のチェックなどの全塾協議会の仕組みを維持する上で不可欠なことも担います。
これをやりきるには、事務局員の強固な協力が欠かせません。事務局は、学年の垣根なく新しい提案や意見を受け入れ、やりたい人やできる人にはどんどん活動や役職をやってもらうことができる、とても良い雰囲気の組織だと感じます。ただ、特に事務局長は「就職活動の時のネタになりそう」くらいの気持ちでは何のためにもならないでしょうし、そもそも務まらないと思いますし、全く面白くないと思います。この活動をしている中で、「実際の国家の仕組みってどうなっているんだろう？」とか、「会社ってどういう風に動いているんだろう？」といった疑問が生まれ、大学で学んだことと結びつくことがよくあります。学生は学業が本分の大切な時間だと思うので、事務局は、大学入学前までや大学にいる間に広く学んだことを、責任を伴いながら塾生生活のために実践に移して検証し、最大限活用してみることのできる、面白く、とても興味深い、良い場だと思います。特にまだまだ時間がある新入生の方々は、この時間を是非面白く過ごしてください。
ありがとうございました！ 明日は、事務局歴 6年の大先輩が入学当時を振り返って事務局についてお話しくださいます✨
ぜひお楽しみに！
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🌟今後の説明会の日程🌟
最初に事務局側で計画していた説明会は全日程が終了しました！
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入局のファーストステップとなる、新人研修の日程をお知らせします！入局には参加必須となります！第1回と第2回、ご都合のつく回に前後半一回ずつご参加ください🙇♀️ ※第1回の前半と第2回の後半や第2回の前半と第1回の後半といった参加も可能です！
第1回
前半 4月18日（月） 19:00〜
後半 4月19日（火） 19:00〜
第2回
前半 4月22日（金） 19:00〜
後半 4月24日（日） 19:00〜
こちらも説明会と同様、ご都合のつく日を個別に調整することが可能です！もっと早い日程の方が良い方や遅い日程が良い方などお気軽にご連絡ください！
みなさまの入局をお待ちしております！よろしくお願いいたします！
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