All Keio Student Council

今日は、「今、再びの部署紹介。」ということで、長らくお待たせした総務政策部についての部署紹介を行います!

記事を書いてくださったのは、昨年度総務政策部長を務めた、2年に1度本郷奏多に似てるねと言われる文学部3年生の現事務局長です✨

入局したての時は配属されることはできず、2年目から配属を希望することができるちょっぴりレア度が高い部署。果たしてどんなことを日々活動しているのでしょうか…?

総務政策部について


 この記事では、私が部長を務めていた総務政策部という部署について、紹介していこうと思います。


全塾協議会事務局には現在、4つの部署が設置されています。総務政策部はその中で最も自由度が高い部署と言えるでしょう。

自由度が高い理由は主に2つあります。

まず、この部署は2020年1月に新設されたばかりの、事務局内で最も新しい部署です。そのため、年数経過による定例の業務というのが少なく、固定の業務に捉われずにフレキシブルに様々な企画に取り組むことができます。

さらに、総務政策部は主軸となる業務が、全塾協議会と事務局における、企画立案、プロジェクトの実行、その他塾生代表の政策や特別委員会のサポートなど、多岐にわたります。全塾協議会に関すること、議会に関すること、所属団体に関すること、財務に関すること、広報面に関することetc…。業務の幅が定められている事務局の他部署と比較すると、横断的に様々な分野に取り組むので、必然的に他部署や他団体とのやりとりも増えますし、その分全塾協議会や各所属団体、事務局のことに精通している必要があります。
そのため、ある程度の経験や知識を必要とする部署ではあります。その反面、様々なことができますし、事務局や全塾協議会全体を俯瞰して見ることができるので、どこで何が進んでいるのか、誰が何をしているのかが分かりやすく、組織の流れや動向が把握できるようになる、そんなところが総務政策部の魅力だと思います。


 設立してまだ日が浅い部署であるために、具体例に即して説明することが難しい部分はあるのですが、私が部長を務めていた昨年度で言えば、慶應義塾大学医学部の有志団体である医学部スチューデントアンバサダーの方々と協力し、新型コロナウイルス感染症のワクチンに関する情報をまとめたWebサイトを作成しました。
このサイトでは、新型コロナウイルス感染症のワクチンについて、若者向けの情報や体験談を中心にまとめて、リリースしました。このサイトで、私自身ワクチンについて様々な情報を知ることができ、自分と近い年齢の方が書いた体験談を読むことで、ワクチンへの不安感や未知のものについて触れる恐怖感を和らげ、ワクチン接種についてしっかりと考えることができました。

 また、他にもSafe Campusという大学内の学生団体と連携し、全塾協議会所属団体の性暴力防止のための取り組みを開始しました。
(悲しいことに)性犯罪絡みで注目されがちな慶應義塾大学において、性暴力を少しでも減らし被害者を無くせるよう、防止策を講じるための第一歩を踏み出すことができたと考えています。ここから、徐々に性暴力に対する意識の啓発を行うことができれば良いなと考えています。


 事務局内においては、各部署の業務の進捗具合の把握や情報の管理・保存、人事の調整などを行っています。
総務政策部員は、事務局長と最も密に連携を取り、事務局内の業務が円滑に進んでいるか、事務局が保有している全塾協議会のさまざまな情報を保存し、管理体制を構築し、事務局内の人事について事務局長と相談しながら誰をどの部署に配置するのかなどを決めています。各部署の業務の進捗具合を把握しておくためには、それぞれの部署で行われている業務がどのようなものかを理解しておく必要があります。そのため、総務政策部に配属される局員は、総務政策部だけでなく他部署の業務に詳しい必要があります。事務局内での経験が必要とされる部署になっていますので、事務局内における部署で唯一、入ったばかりの新入局員が配属されることのない部署となっています。他部署である程度経験を積んだ局員たちが集められる部署となっています。ここだけ読むと、エリートが集められる部署っぽいですね笑。実際は、経験を積んだ後であれば、誰でも総務政策部への配属を希望することができます。


 他にも、総務政策部では特別委員会への人員拠出も行っています。優勝準備委員会・選挙管理委員会・新歓実行委員会、現在全塾協議会に存在しているこの3つの特別委員会に、総務政策部はそれぞれ人員を派遣して、その業務を担っています。
例えば、新歓実行委員会には、事務局から4人の人員を拠出しました。そしてその4人の局員たちが、他の新歓実行委員会のメンバーと一緒になり、先日日吉キャンパスとSFCで行われた対面新歓や、入学式の際に配られたパンフレット、団体紹介を掲載しているWebサイト、YouTubeでのオンライン説明会を開催していた新歓実行委員会の業務を支えていました。

この特別委員会には、事務局だけでなく、慶應義塾大学のさまざまな学生団体が参加していたので、さまざまな人と知り合いになることができます。新歓実行委員会に限らず、特別委員会はさまざまな団体から人員を拠出して構成されていることが多いです。私自身、優勝準備委員会、選挙管理委員会、新歓実行委員会の全てに携わらさせていただきましたが、ここに入っていなかったら絶対に知り合いになれなかった人たちと知り合うことができました。キャンパスや学部、学年の壁に囚われることなく、いろいろな人と知り合いになれるのは、総務政策部のみならず事務局ならではの魅力だと思います。


   総務政策部では、上記のような活動を行い、全塾協議会の業務を支えています。新入生の皆さんだけでなく、慶應義塾大学に通っている塾生の皆さん、事務局に入って総務政策部員を目指し、一緒に活躍しませんか?みなさんの入局をぜひお待ちしております!



事務局は現在新入局員を募集しています!

学年不問、学部キャンパスとわず、慶應義塾大学の学部生であれば誰でも入局可能です!
入局前に事務局をより知ってもらうため4月には説明会/新人研修を実施しています!!

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※第1回の前半と第2回の後半や第2回の前半と第1回の後半といった参加も可能です!

こちらも説明会と同様、ご都合のつく日を個別に調整することが可能です!もっと早い日程の方が良い方や遅い日程が良い方などお気軽にご連絡ください!

みなさまの入局をお待ちしております!よろしくお願いいたします!


今日は、議事部の活動紹介や「事務局員の1年」でも少し出てきた、議事ログ(ログ)とは何かをご説明します!


事務局員として一度は書くことになる議事ログ、議会を支えるとても大切なものですが、どのようにして作成されているのでしょうか?

事務局屈指のログとりのプロの方にお話を伺いました!

ログの取り方

全塾協議会事務局における活動で、何と言っても一番の楽しみはログを取ること!
ログ取りの事務局と言っても過言ではありません。


ログ取りとは、会議の内容を記録することであり、会議に出席していない人が内容を把握する際、あるいは会議内容を公開するための議事録を作成する際に使用します。そのため、内容は正確でなければいけません。
誰かの発言内容は、なるべくそのまま書くことが鉄則。もちろん、一語一句書き取ることは不可能なので、要点を落とさないことが重要です。

議事録については、全塾協議会のHPにて公開しているものになります。複数のログを照らし合わせつつ、公開できる形にまで仕上げていきます。一つの議事録を作成してから公開するのに2週間以上かかることも多いので、気持ちが折れないように気長に書くことが大切です!



ありがとうございました!
次回は帰ってきた部署紹介ということで、昨年度総務政策部長を務めていた現事務局長に総務政策部についてお話を伺います✨


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じむログ第10弾は現議事部長を務める文学部2年生の女子局員に執筆していただきました!

今回のテーマは、「事務局の一年」。
事務局だけでなく、特別委員会やインターンなどにも積極的に活動した彼女の事務局1年生の一年を振り返ります。

入局を考えている皆さんにとってとても身近な内容となっているので要チェックです👀

事務局員としての1年


 5/15~6/15は議事部へ、6/16~7/16は広報部へ仮配属され、それぞれの部会に参加するなかで、上級生や各部署が何をしているのか学んだ。

7,8月はリーダーズキャンプの前段階であり、財務部にとって忙しい時期であったため、新入部員は皆7月の後半から財務部に駆り出される。
そこでは財務関連の書類の監査を行ったり、各団体の責任者の方や財務担当の方とお話しする上級生の様子を間近でみたりと、部のイメージの沸きやすい活動が多かった。また、財務関連がメインであるリーダーズキャンプも、様々な団体の代表や財務の方々にお会いでき、それぞれの学生団体がどのようなことをしているのかも知ることができたので楽しかった。そのため、財務部を第一志望にして部署配属希望書を提出した


 9月ごろには念願の財務部への主配属となり、順風満帆で楽しい事務局員ライフが待っているかと思ったが、そうではなかった。というのも、毎年改訂されている『財務管理の手引き』の修正点を指摘するというタスクや、交付金額決定スライド作成、交付金交付作業など、難しい用語がわんさか出てくるお仕事が多く、ついていくのが難しかったのだ。しかし、そういった複雑怪奇な作業についての細かいマニュアルを、優秀で親切な先輩方が作成してくださっていたため、無能で努力をすることもない私もなんとかタスクを片付けることができた。

とりあえずわからないながらもやってみることの大切さは受験で学んだので、自分が何をしているのか腑に落ちていなかったが、期限通りに任された仕事を終わらすことに注力した。1年の間の財務部での活動は、知らないことに触れる機会がとても多く順応するのに精神をすり減らした感はあるが、新しいものに触れることで自分の幅が広がった気もするので有意義だったと思う。


 副配属は議事部だった。
そこでは、議会中の議事ログ作成と、議会後の議事録作成、日頃のメール対応等を行った。議事ログ作成は議会で参加者が思い思いに話している間、どれだけその発言を形を変えることなくWordファイル上に残せるか、という戦いであったため、タイピングが非常に早くなった。ブラインドタッチが当たり前のようにできるようになったのも確実に議事ログ作成のおかげだと思う。その議事ログを、より公の場に見せる文書として整えたものである議事録作成は、やはり事実に基づいて書くことが重要であるため、こちらで勝手に装飾を付けずに議事録を書こうと頑張った。他の事務局員が一生懸命に書いてくれた議事ログにはタイピングミスも多かった(議事ログを書いている途中は、ミスをしても戻る時間がない)ので、議事ログを取った人が何を残そうとその打ち込みをしたのか考えるのが最も楽しかった(万が一本当に何が書かれているわからないときは、他の人が同じ発言を別の議事ログに残してくれているので安全安心である)。

メール対応は、外部の学生団体の方とやりとりできるため面白かった。また、書類を提出していただいたことに対してこちらがメールを返すことも多くあったので、必要書類について知ることができた。   議事部や財務部は団体の方に提出していただく書類が多いので、どちらにも配属されたことで書類というカテゴリーから見た全塾協議会事務局の動きを把握できるようになったと思う。その点で、1年時の配属に満足している。


 日頃の事務局での仕事は以上だが、他にも優勝準備委員会に配属され、当日の運営に携わった。ゲストをアテンドすることが主な仕事だったが、同じ事務局の同輩や、慶早戦支援委員会、應援指導部など別の学生団体の方々ともお話しできたので、とても楽しかった。外部の団体の方々と一つのイベントを成立させる活動の面白さを味わう機会が多いのも、事務局の醍醐味だと思う。


また、ワクチン情報サイト作成チームでサイト作成やTwitterでのツイートなども行った。事務局は優秀な方々がたくさんおり、その方々の働きを近くで見て感銘を受けた。


 これを書いている3/9の時点で私は

主配属:議事部(議事部長)
副配属:財務部、総務政策部
新歓実行委員会:財務
優勝準備委員会:業務統括

という立場である。責任も重く、行う作業も増えていることに怯えているが、一応半年以上は事務局に所属しているので、その経験を活かして真っ当に仕事をしたいと思う。

実際に最近、新歓実行委員会の財務として予算書類を作成したが、作る側に立ったからこそ、作られた書類を見る側として見るべきところを理解したように感じるので、そういった経験を積み重ねていきたい。



ありがとうございました!

各部署を実際に体験した彼女だからこそのリアルな声が伝わったのではないでしょうか。


次回は、今回の記事でも登場した「議事ログ」って何?ということをログとりのプロが簡単に教えてくださいます!



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第9回は、事務局歴6年の大大大先輩に記事を寄稿していただきました😊
6年前、入局した際にどう感じたのかなど、当時を振り返ってお話しくださいました!

事務局に入局して

全塾協議会事務局ってどんなところ?

新入生の皆さん、入学おめでとうございます。

私は、2018年に事務局長を務めました、S.Yと申します。

全塾協議会事務局と聞いて、一体、何をしているところなのだろうと感じていると思いますが、その具体的な内容は局員から詳しく説明してもらえることと思います。

なので、私からは、どのような体験ができるのか、入ってみてどうだったか、というところを私の経験からお伝えしたいと思います。

私が思う全塾協議会事務局は、学生生活を送る中で慶應義塾大学をより深く知ることができる団体だと思います。

私は薬学部で、2年目から卒業まで大門にある芝共立キャンパスに所属となります。
私の入局理由の一つに、せっかく慶應義塾大学に入ったのだから、薬学部以外の人と交流したいという思いがありました。

実際、全塾協議会という団体の特性上、全てのキャンパスから様々な団体との交流があり、薬学部所属だけでは経験することができなかったであろう体験をすることができました。

また、大学で行われるイベントの多くが全塾協議会に関わりがあります。

大学生活を送るにあたり、どういう経緯でイベントが開催されているのか、慶應義塾大学やサークルについてもっと詳しく知ることができる機会が全塾協議会事務局にはあると思います。

全塾協議会事務局に入局してみて

全塾協議会事務局に入局し、上記で述べた通り、様々な団体との交流をすることができました。

また、事務方として、全塾協議会に所属する団体がより活動しやすいシステム、環境づくりを考えることもありました。自分で問題点を見つけ、その改善のための手段を模索するのが好きだという方にも入局をお勧めいたします。

そして、活動を通して一番思ったことはお金の価値を再認識できたということです。

帳簿とは、会計とは、一般に言う決算とは何か。

この人は何を言っているんだ、と思う方もいると思いますが笑。
私は、事務局を通じてお金は信用であるということをひしひしと実感しました。

少しでも興味が湧いていただけたなら、全塾協議会事務局に一度、話を聞いてみてください。
最後に皆様の学生生活がよりよいものとなることをお祈りしています



ありがとうございました!

次回は、現議事部長が「事務局員として活動した一年」というテーマで1年を大まかに振り返ってくれます!
事務局員1年生はどんなことをするのか、リアルな声も聞けて新入局員の指針となるような記事となっているので、入局を考えている方、必見です✨



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じむログ企画も8つ目、今日は昨年度事務局長を務められていた経済学部4年の方に事務局長について寄稿していただきました!


これまでのじむログとはまた少し変わった雰囲気のじむログとなっておりますが、事務局長の職務を通して事務局についてより深く詳しく知ることができるので、ぜひご覧ください!

事務局長について

  1. はじめに

大学では、教室で受ける講義以外にもサークル活動やゼミ(研究会)やアルバイトやインターンなどの様々な活動に参加する学生の方が多く、受動的に何かを学ぶだけではなく、自ら行動して学びや趣味に時間を費やします。その際、もちろん自ら行動することには責任が伴います。例えば学園祭をやるならば、大きな額のお金を集め、人員を動員し、場所や備品を手配するということが考えられますが、それら全てに責任が伴います。学生の本分は言わずもがな学ぶことですが、その間に学んだ机上のことを、責任を伴いながら実践に移して検証してみるという時間の猶予が与えられていると思います。

全塾協議会は、中学校や高校でいう生徒会のような塾生の組織です。全塾協議会は、ゼミ(研究会)を支えるゼミナール委員会や学園祭の運営団体などの多彩な委員会組織が加盟しており、塾生生活の基盤を支えています。具体的には、塾生の皆様から頂いている自治会費を必要な活動に分配したり、塾生生活の問題に対して塾生主体の施策を実施したり、塾生の皆様の要望を大学に届けたりします。その中で全塾協議会事務局は、全塾協議会の決定を補佐する立場にあり、加盟している団体のチェックもしながら、実際にお金や人が動いて物事を実行に移す組織です。国に例えるとすれば、省庁などの行政機関に近いのではないかと思います。

今回の記事では、その全塾協議会事務局の代表である事務局長について紹介します。

  1. 事務局長は何をする役職?

事務局には総務政策部・財務部・議事部・広報部という四つの部署がありますが、事務局長の役割は、各部署が何を担当するかを指示して、全体をまとめることです。

  1. 各部署への指示

毎月、各部署の部長を集めて会議を開きます。そこでは、新型コロナウイルスの情報サイトを医学部生と協力して作っている担当からの報告や、団体からの新規事業にお金を交付して欲しいという話の報告や、団体でこんな問題が起こってしまったという報告など、いろんな情報が飛び交います。部長たちと話しながら物事を整理して、事務局として何をすべきかを具体的に各部署に振っていきます。会議は月一で二時間くらいですが、チャットを使って日常的に事務局内で相談したり細かい指示を出したり、時には個別に電話で話し合ったりして、常に相談と指示を繰り返します。

しかし、例えば団体に必要なお金を交付する手続きを進めるように指示をしていたのにやってもらえていなかったら大問題です。それ故に各部署がやることを完遂できているか確認が必要です。会議ではそういった進捗の相談もし、部署で何かが上手くいっていない時には新しいやり方を考えてまたその指示をします。

  1. 人員配置

事務局長として出す様々な指示をしっかりとやりとげてもらうためには、誰をどこの部署に配属するかなど、人の配置を考えなければいけません。事務局は30人くらいの少数精鋭部隊ですが、学年や入学代はあまり気にせずに、それぞれのやりたいことやできることを個人単位でしっかり吟味します。したがって、事務局では先輩を追い越して一年生でも幹部職に就くこともありますし、就職活動のために年度中に役職を降りる人もいます。個々人の事情をいろいろ知って、事務局全体の人員バランスを柔軟に考えるというのも大きな役割です。

  1. 監査の責任者

事務局長は「二次監査人」という役職も兼ねています。新入生歓迎会の運営に人員を派遣したり、団体にお金を交付する手続きをしたり、新型コロナウイルスの情報を発信したりと、様々な事業を進める反面、全塾協議会に加盟している団体をチェックするのも大切な役割です。総額約2000万円のお金を自治会費として塾生の皆様から頂いていますが、これが団体で問題なく使用されたのか、団体としてしっかり活動をされているのかを、「監査」と呼ばれる作業でチェックします。「決算書類」というお金の使途をまとめた書類が各団体から提出されます(一団体につきクリアファイル8冊くらいに及ぶことも)。これを事務局員で手分けして、領収書などの全ての資料に目を通し、事務局長が再度目を通した上で監査報告書にまとめます。そして、報告書に基づいて全塾協議会の塾生代表や議員に対して報告します。これが事務局の夏のメインイベントです。これにより、問題がないことを確認して団体の活動の正当性を証明し、或いは、問題を発見して団体に改善を促す措置に踏み切ります。

時には、全塾協議会、ひいては塾生生活を揺さぶりかねない大きな問題が発覚することがあります。関係者の方を問い質して追及することが目的ではありませんが、何が起こっているのかを明らかにするために難しい対応を迫られることもあります。そういった問題に対してどのように全塾協議会が対処するかを決める際の判断材料をまとめるという非常に大切であり重い役割を担うのも、事務局長です。

  1. 事務局長経験者として、事務局長とは?

 私は、事務局長を2020年度と2021年度の二年間務めました。大変なこともある一方で、本当に面白くて濃い二年間でした。その中で事務局長という役職について思ったことは次のようなことです。

事務局長は、事務局内部の活動を統括すると同時に、塾生生活では今何が求められているのか、全塾協議会全体としてどのように物事が進むべきなのかを考え、事務局の立場でやるべきことを整理する必要があります。例えば、多くの団体がコロナ禍で新入生の勧誘が上手く行っていないという状況を見た上で、全塾協議会としてはその加盟している団体が協力して新入生歓迎会などのイベントを開催するといったようなすべきことの方向性を考え、事務局員に対してはその運営への参加や細かい施策を練ってもらうなどのすべきことを具体化します。その際、全て独断で勝手に進めるのではなく、全塾協議会全体の意思決定を担う立場にある塾生代表や議員に対して助言やサポートをし、その決定に基づいて、イベントの告知にご協力をいただきたい大学の学生部やイベント運営に参加する団体と調整を行い、事を進めます。つまり、すべきとされることを自分でも考えた上で、それが実行に移されるために必要な物事を事務局員の協力を得ながら揃えるということが必要です。また、それとは別に、監査のところで説明した団体の活動のチェックなどの全塾協議会の仕組みを維持する上で不可欠なことも担います。

 これをやりきるには、事務局員の強固な協力が欠かせません。事務局は、学年の垣根なく新しい提案や意見を受け入れ、やりたい人やできる人にはどんどん活動や役職をやってもらうことができる、とても良い雰囲気の組織だと感じます。ただ、特に事務局長は「就職活動の時のネタになりそう」くらいの気持ちでは何のためにもならないでしょうし、そもそも務まらないと思いますし、全く面白くないと思います。この活動をしている中で、「実際の国家の仕組みってどうなっているんだろう?」とか、「会社ってどういう風に動いているんだろう?」といった疑問が生まれ、大学で学んだことと結びつくことがよくあります。学生は学業が本分の大切な時間だと思うので、事務局は、大学入学前までや大学にいる間に広く学んだことを、責任を伴いながら塾生生活のために実践に移して検証し、最大限活用してみることのできる、面白く、とても興味深い、良い場だと思います。特にまだまだ時間がある新入生の方々は、この時間を是非面白く過ごしてください。




ありがとうございました!
明日は、事務局歴 6年の大先輩が入学当時を振り返って事務局についてお話しくださいます✨

ぜひお楽しみに!



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今日は昨日までの事務局部署紹介とは打って変わって、財務部長と事務局次長を歴任された理工学部4年の先輩にそれぞれの役職のお仕事についてお話を伺いました!

財務部のお仕事内容から、事務局員の中でも詳しく知っている人が少ないレアな役職について分かりやすくご説明くださいました!

最後には事務局一大イベントであるリーダーズキャンプの説明も載っているのでそちらも必見です!

財務部長→事務局次長


みなさんこんにちは!理工学部4年のSです。

 私は、1年生の時に入局して以来、主に財務部で活動をしてきました。2021年は財務部の部長に加え、事務局次長という役職も務めさせていただきました。

ということで今回は、財務部のお仕事を中心に、財務部長や事務局次長とはどんな役職なのかについてもお話しします。

1. 財務部のお仕事

 財務部は、その名の通り「お金」に関することを扱う部署になります。お金と言っても、「大した額じゃないんじゃないの??」と思われる方も多いと思います。しかし、そんなことはありません!

 全塾協議会は、塾生の皆さんから一人750円ずつ自治会費をいただいて運営されています。少々脱線しますが、つまり、新入生の皆さんも一人750円を支払っているわけなんですね。こうしたお金の使い方については、全塾協議会のWebサイトで比較的細かく公開されています。自分が払ったお金がどのように使われているのか、気になりませんか?気になった方は、ぜひWebサイトを見てみて下さい。閑話休題しまして、義塾には、学部生だけでも28,000人を超える学生がいますから、自治会費の合計は2000万円を超える、大変大きな額になります。

 さてこの「自治会費」は、全塾協議会の所属団体を通じて、塾生の皆様に様々な形で還元されています。例えば、三田祭、矢上祭、七夕祭、四谷祭、芝共薬祭といった学園祭の運営、塾生会館(部室等)の運営、新歓活動の運営などなど、多くの塾生が関係することに使われています。皆さんからいただいている貴重なお金ですから、これらは皆さんに還元される形で適切に、そして透明に運用される必要があります。そのために、団体から提出された各種書類のチェックを行ったり、日頃生じる疑問にお答えしたり、情報公開を進めたりするのが、財務部の業務です。

 ここまで見てきて、難しそうだな…と感じた方が多いと思います。しかし、そんなことはありませんし、心配も要りません!私自身、財務についてはほとんど初心者のようなものでしたが、先輩に丁寧に教えていただき、きちんと業務をこなせるようになりました。先ほどお話ししたように、大きなお金を扱いますので、もちろん責任も重大ですがやりがいが感じられる仕事だと私は思っています。皆さんも、ぜひ財務部で活動してみませんか?

2. 財務部長のお仕事、事務局次長のお仕事~リーキャンを中心に~

 財務部長は、財務部の責任者として業務の統括を行います。基本的には、部員に割り振った仕事の最終確認が主な業務になります。それに加え、全塾協議会の会計として自治会費の取り扱い、各種書類の作成も行います。

 事務局次長は、事務局長に次ぐナンバー2の役職になります。こう書くとなにやらすごそうに見えますが(笑)、多分そんなにすごくはありません。私が次長と務めていたころは正式なポジションではなかったので、事務局長のサポートを主にしていました。事務局長はお忙しかったりするので、チェックの時に見落としがあったりするんですね(笑)。それをダブルチェックしたりしていました。こう考えるとやっぱり割と重要かもしれませんね。今は、次長が正式な役職となり、事務局長の代行を務めうる役職になりました。

 さて、各々の仕事を文章で説明してくださいと言われるとこんなもので終わってしまうので、事務局の一大イベント、「リーダーズキャンプ」についてお話ししようかと思います。

「リーダーズキャンプ」は毎年夏休みの後ろの方で行われる、予算を審議する会議のことです。
3日間かけて、30近いすべての所属団体と、塾生代表、議員により予算や活動に関する協議が行われます。ここでは、事務局長は監査(決算等のチェックのこと)を行った者として協議に参加します。次長や財務部長は、局長が協議に参加しておりそれほど動けないため、局長に代わって会議全体の運営統括を行ったり、進行をサポートしたり、事務局からの質問をしたりします。

このイベント、局員によって意見が分かれるようですが(笑)、私はとても楽しいイベントだと感じています。もちろん、お金に関する話を扱うため、真剣な空気の中で協議が進みます。時には、難しい話が繰り広げられたり、厳しい指摘が入ったりすることもあります。しかし、学生だけで行われるイベントとしては、他では体験できないような、貴重な経験ができると私は思っています。

バイトやインターンで真剣な、重要案件を扱う会議に参加することはできても、そこには社会人がいますよね。全塾協議会のリーダーズキャンプは、完全に学生だけで運営されていますが、かなりレベルの高い会議が繰り広げられているのではないでしょうか?

ぜひ皆さんにも、事務局に入局して、あの空気感を体験してもらいたいと思います。



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4月16日(土) 19:00〜

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入局のファーストステップとなる、新人研修の日程をお知らせします!入局には参加必須となります!第1回と第2回、それぞれご都合のつく回に一回ずつご参加ください🙇‍♀️
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こちらも説明会と同様、ご都合のつく日を個別に調整することが可能です!もっと早い日程の方が良い方や遅い日程が良い方などお気軽にご連絡ください!

みなさまの入局をお待ちしております!よろしくお願いいたします!

部署紹介も今日で3回目、今日は広報部の記事になります。

現在広報部長を務める、法学部法律学科2年のじむログの中の人①がお届けします!

事務局や特別委員会における画像制作のメインを担当している本メンバーが、広報部のお仕事内容・そして画像をデザインするコツをお話します✨

デザインに興味ある方、必見です!


こんにちは!

本年度広報部長を務めているしがない大学2年生です😊

私たち広報部は、大きく二つの目的のもと活動しています!

①全塾協議会の存在を知ってもらう!

②全塾協議会の活動内容を知ってもらう!

の二つです!

実際にどんな活動をしているのかというと

・SNS運用

・HP更新

・各種投稿画像の作成

・あいさつ運動(所属団体への取材)

・新歓の統括

・・・などなど、これを読んでくださっている「全協・事務局を知りたい!」と言う人に、一番距離が近い部署になります。

その活動内容は、毎月固定であるものは少なく、他部署と比べても柔軟に活動内容が変化していきます。

その分、自分の企画が通りやすく「やってみたい!」と思ったことをすぐに実行しやすいのが広報部の魅力です!!

実際に、昨年度から当時の新入局員の発案をきっかけに、広報部は画像制作に力を入れて取り組んでいます!

ここからは画像制作の流れや、ちょっとしたコツ・裏話をお話ししていきたいと思います😊


まず私が去年1年間で作成した画像を少しお見せします。

HPに掲載した、全塾協議会定例会のお知らせバナー画像
新型コロナウイルスワクチン接種に関する慶應義塾大学の情報をまとめたSNSツイート画像

以上のものは「全塾協議会事務局 広報部」(字面だけ見たらなんか強そうですね)として作ったものですが、

事務局は毎年、特別委員会に希望した局員を派遣しており、その特別委員会でもいくつか画像を作成しました!

例えば選挙管理委員会では、ポスター3枚・ビラ1枚を作成しとっても思い出深い経験です〜

普段は1パターンだけ考えてそのまま作っちゃうことが多いのですが、

選挙管理委員会で全部で4つ作った時は、謎に気合が入っていて最初の会議で大体7,8つくらいの案を持っていきました!笑

よくこういうことをしてると、そんなにぽんぽんよくアイデアが出るね〜と言われるのですが、

はっきり言うと、ほぼ筋トレです!!!!

どんなものでもいいので、とにかくたくさん手を動かして、たくさん書いていくと自分の中で「これがいいな〜」「これはなんか違うな〜」というのが自分の中でも生まれてきます!

駅の広告や、本の装丁、大学に貼ってあるポスターなど「デザイン」は身の回りに溢れています。

その中には、パッと目をひいて忘れられないものだったり、伝えたいものがすぐにわかるもの、逆に自分はこの内容に心惹かれない…と言うものがあるかもしれません。

まずはその「デザインの教科書」自分が「いいな」と思ったものの真似からでいいんです。

真似をして作ってみて、そこから何で自分はいいと思ったんだろう?どういう要素があるんだろう?ということに自然と目が向いていきます。

私も何も知らないドドド素人から始めて、今も独学で勉強している最中ですが、

こうして筋トレを続けていけば、誰でも基本的なポイントが身についていきます。

「筋トレ」を1人でしていくのは大変なので、

私も一緒に筋トレするお手伝いを広報部の活動を通してしていきたいなと考えています!!



もし少しでもこういったデザインの側面に興味がある方は、ぜひ広報部でお待ちしております!!



ありがとうございました!

次回は部署紹介から一旦離れて、財務部長と事務局次長を歴任されていた、伝説の事務局員が自分が経験してきたお仕事についてお話してくださいます!

ぜひお楽しみに!



事務局は現在新入局員を募集しています!

学年不問、学部キャンパスとわず、慶應義塾大学の学部生であれば誰でも入局可能です!
入局前に事務局をより知ってもらうため4月には説明会/新人研修を実施しています!!

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部署特集、本日は財務部について、現財務部長からお話を伺いました!

財務部は事務局内のお金の管理のみならず、全塾協議会所属団体の財務のサポートも行なっています!

全学部生からの自治会費を預かり予算として配分している全塾協議会では、そのお金の管理はとても需要です。
責任が大きい分、財務部員はどのように管理し、どんなことに注意しているのか、思わず事務局員もなるほど〜と感心するようなお仕事の裏側を少しだけお見せします✨

財務部の1年


新2年で財務部に所属するものです。

僕からは「財務部って1年なにしているの?」「この文を書いている人はどんなことに気を付けてきたの?」というテーマについて、お伝えできればと考えています!

財務部のお仕事は大きく2つに分かれます。

1つは全塾協議会事務局(長いので、次からは事務局と略します)のお金の管理、もう1つは全塾協議会(長いので、次からは全協と略します)のお金の管理です。

「そんな説明じゃわからない!!」とおっしゃる方もいらっしゃると思います。

もっとざっくりいうと、1つ目のお仕事は、「事務局員が何にお金を使ったの?」「お金を使いすぎて、赤字になったりしない?」というような、事務局内のお金の出入りについて把握することを指しています。

2つ目のお仕事は、「全塾協議会に所属する団体が何にお金を使っているの?」「全塾協議会全体が赤字になったりしない?」ということについて、所属団体単位でお金の出入りを把握することを指しています。

ここからは、全協のお金の管理に絞ってお仕事の内容を簡単に話します。

「所属団体単位でお金の出入りを把握する」ことは難しいです。

そこで財務部では、所属団体の人に、「財務管理の手引き」という財務のルールブック的なものに基づいて、お金の出入りを記録した書類を作成していただくようお願いしています。

事務局員がこの書類をチェックすれば(いわゆる「監査」を行えば)、お金の出入りをより明確に把握できるからです。

ちなみに、「財務管理の手引き」は団体のみなさまから上がった意見をもとに、財務部で毎年改訂しています。

僕が財務部としてこの1年行ってきた主な業務は、

  1. 書類の監査をおこなうこと 
  2. 「財務管理の手引き」を改訂すること

の2つです。

そのため、この2つで特に気を付けてきた点についてお話させていただきたいと思います。

まず「監査」をおこなったときに気を付けた点を2つほどお話しします。


1つ目は、所属団体の支出で不自然なお金の動きがないか注意深く確認することです。

全協のお金は、実は塾生から1人あたり750円ずつ集めた、「自治会費」というものをもとにしています。そのため、「このお金を無駄づかいすることは絶対に許さない!」という強い信念をもって、少しでも疑問があれば、疑問点を書き残すよう意識しました。

2つ目は、なるべく1人で書類を抱え込まず、事務局員同士で連携しあうことです。

今年の監査は、感染症対策を徹底しながらほかのメンバーと一緒に行いました。複数人で書類をチェックすることで、全体のミスが減少しました。(ちなみに、監査を共同で行ったことで、コロナ渦でメンバー同士となかなか会えなかった状況下でも、他のメンバーと仲を深めることができました。)


次に、「財務管理の手引き」の改訂で気を付けた点を2つほどお話します。

1つ目は、より「見やすい」書類を作ることです。

「財務管理の手引き」は、所属団体の方に参照していただく書類でもあるので、強調すべきところを強調することで、より読みやすく・わかりやすい書類をつくることを目指しました。

2つ目は、監査の時に感じた手引きに対する疑問点をできるだけ解消するようにしました。
団体の方からご質問いただいた点を中心に加筆しました。

ここまで、主に財務部で1年過ごしてきて、感じたことを書いてきました!

他にも若干お仕事はありますが、財務に少しでも興味があるという方はぜひ財務部に入ってください!皆様に会えることを楽しみにしています!!



ありがとうございました!

明日はこのホームページやSNSの運用を担当している広報部について、現広報部長がお話しします✨

実際に広報部長が作成した画像を交えつつ、ポスターデザインについてもお話しするのでデザインに興味がある方!全くの初心者だけど見やすいデザインができるようになりたい方!必見です👀


事務局は現在新入局員を募集しています!

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今日からは事務局に全部で4つある部署を一つずつご紹介していきます!

1つ目は、議事部です!
2021年度議事部長を務め、事務局だけでなく学業やスポーツにも注力されているThe 文武両道、経済学部4年の先輩にお話を伺いました✨

議事部のお仕事


新入生の皆さん初めまして!

元議事部長の経済学部4年のA.Tです。

今回は、部長からみた議事部ということで、以下の2つの観点から議事部について紹介したいと思います。

  1. 議事部の業務内容
  2. 議事部に向いてる方、部内の雰囲気


それではまず、1つ目の議事部の業務内容について説明したいと思います。

議事部の仕事を簡潔に一言で表すと、「議会の準備&運営&記録」に尽きると思います。

全塾協議会では毎月、三田祭を運営する実行委員会や入学式で応援ビデオでご覧になったであろう應援指導部など、様々な団体が参加して各々の団体の活動やお金のことについて話し合う議会があります。


議事部では、その議会にまつわる準備運営を主に行なっています。

準備においては、塾生代表や議員の方々、様々な団体の方とメールでやり取りをし、日程調整や議会当日の資料まとめを行っています。また、当日の司会進行や議会の内容を記録する議事録作成なども行なっております。なんとなくイメージ湧いたでしょうか?

全塾協議会での大きな決め事を行う際はだいたい議会で話し合います。その土台となる部分を議事部は担っているので、全塾協議会の仕組みを知るのにはもってこいの部署です。

それでは次に議事部に向いてる方、部内の雰囲気について説明したいと思います。

簡潔に、議事部は毎月の仕事をコンスタントにコツコツ取り組める方が向いてると思います。

というのも、議会って毎月行われます、そして議会の準備は議会の約1カ月前から始まります。ということで、議事部は割と毎月コンスタントに活動し続けています。

毎月の業務の量が特段多いわけではありませんが、全く業務がないって月もありません。
そのため、無理ないペースでコツコツと全塾協議会の仕組みを知りたいなぁって方にはすごくオススメです!

議事部の部員は正にこのような考えを持っている方が多いです。

部会や作業会の雰囲気も割と雑談や業務外の話をすることも多いです。
興味を持っていただいた方はぜひ私たちと一緒に全塾協議会を支えていきましょう!



ありがとうございました!

明日は、財務部の紹介になります💰
事務局内の出納だけでなく、全塾協議会所属団体の財務の監督も担う重要な部署です!

ぜひお楽しみに!



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第3弾は事務局と矢上祭実行委員を掛け持ちしている、理工学部2年!心優しいゆるふわ系議事部兼広報部員の投稿です🧪

二つの活動の両立についてだけではなく、兼サーすることでしか見ることができない「視点」の魅力についてもお話ししてくださいました!

事務局と矢上祭、二つの視点


私は事務局以外に矢上祭実行委員会というサークルと掛け持ちをしています。


まず、矢上祭実行委員会からみた事務局についてですが、矢上祭を開催するための資金を管理している団体というイメージが一番強いです。

やはり文化祭を開催する上で、お金に関するところは避けて通れません。
さらに、矢上祭の資金のかなりの部分は全塾からの給付金に頼っているので、予算が減ったみたいな時、話題に上がることが多いです。


他に、事務局と他団体を兼サーすることで感じたメリットは、兼サー先の幹部の人たちが何をしているのかを知ることができます!

毎月行われる定例会では、所属団体が業務報告や予算申請などが行われます。そこで、私は「矢上祭委員長イラスレーター買ったんだなー」とか「そんな活動しているんだー」のような下から見ているとわからない上層部の人の活動及び矢上祭全体としての動きを知ることができました。

これは兼サー先の活動で間違いなく、アドバンテージになると思います!


また、事務局はかなり活動量に融通の効く団体だと思います!
例えば、私の兼サー先は文化祭を実行する団体なので、その前後はそちらの活動が多くなっていました。その間、全塾の担当業務を減らしてもらったりしていたので、兼サーは比較的しやすい団体だと思います!



ありがとうございました!

これで兼サー特集は一区切り、明日からは事務局に4つある部署を1日1部署ずつ、現事務局員が順番にご紹介します😊

明日は、議事部!

議会の進行や議事録を担当する議会の地盤となるこの部署では、具体的にどのように議会をささえているのでしょうか…?明日も必見です!


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  1. 4月11日(月) 19:00〜
  2. 4月12日(火) 19:00〜
  3. 4月14日(木) 19:00〜
  4. 4月15日(金) 19:00〜
  5. 4月16日(土) 19:00〜

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