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事務局員募集の流れ

(説明会 参加)→新人研修 参加→修了検定 提出→面談→入局

募集イベント

説明会

本年度予定していた新歓期間の説明会は全て終了しました。事務局員募集は常時行っていますので、興味がある方は、ぜひ、zenkyo.hq@gmail.comまでご連絡下さい。個別に説明を行います。

新人研修

入局の前に、事務局の業務について、より詳細な説明をします。入局には参加必須です。説明会に参加していない方でも参加に問題ありません。

新入生の皆さん、慶應義塾大学へのご入学おめでとうございます。

在校生を代表し、皆さんを心より歓迎します。

今年度は、新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、入学式が延期され、また多くのガイダンスやオリエンテーション行事が残念ながら中止となりました。例年では、ガイダンスや新歓を通して大学の仕組みを理解し、塾内での交友関係も生まれていくものですが、それが叶わず外出自粛を余儀なくされている新入生の皆さんは、さぞかし不安でもどかしい日々を過ごしていることだろうとお察します。しかし、それは皆さんを盛大に歓迎しようとこれまでたくさんの準備を重ねてきた我々在校生も同じです。この苦難を、塾生みんなで乗り越えていきたいと強く思います。

現在、世界中の様々な分野で多くの問題が起きています。昨今の感染症が及ぼす影響は、医療だけではありません。感染者の爆発的増加により、欧米の大都市では都市封鎖が行われ、その影響で人々の経済活動が急速に縮小しています。また、国境を越えたヒト・モノの往来が停滞し、マスクをはじめとした医療器具の世界規模の争奪戦は、政治・外交のあり方さらにはグローバル化についても懸念の色を見せています。これらの多岐に渡る問題は、すべて慶應義塾で向き合うことができます。ある現象や課題について、異なる角度からのアプローチができる、これは10の学部から成る総合大学である慶應義塾ならではの魅力だと思います。

私は今こそ、塾生の皆さんにとって学びの大きなチャンスではないかと思っています。自ら課題を発見し、課題の原因を分析し、自分なりの解決策を模索する。これはまさに大学で求められる学習プロセスです。だからこそ、新入生の皆さんには、自宅でおとなしくしていなければならない日々が続きますが、学術的には大いにアクティブでいてほしいと思います。正しい情報にアンテナを張り、その情報の裏にある「なぜ」を考えること、それがきっと、授業が始まってから皆さんの学びを楽しくしてくれるはずです。

最後に、私から新入生の皆さんに、充実したキャンパスライフを送る上でとても大切だと思うことを一つだけアドバイスさせていただきます。それは、大学でできる人間関係を決して「人脈」だとは思わないことです。大学での出会いは、「人脈」という言葉で表現できるほど安っぽいものではありません。私は、皆さんに、自分の良いところも悪いところも受け入れてもらえる、なんでも語り合える、いざという時に頼りになる、「仲間」をこの4年間全力で見つけてほしいと思います。自分で行動すれば、素敵な「仲間」に出会い、自然と人脈も形成されていきます。新入生の皆さんが、積極的に大学に来て、授業を受け、サークルや部活動に参加し、ゼミで議論することで、色んな人と触れ合い、語り、多くの「仲間」を作る、最高のキャンパスライフにすることを大いに期待しています。

慶應義塾のキャンパスで皆さんとお会いできることを在校生一同心より楽しみにしております。

塾生代表 後藤圭祐

2017年10月12日に開催された2017年10月期全塾協議会定例会にて、全塾協議会の執行機関である全塾協議会事務局(以下「事務局」)の規則改正が承認されました。改正された新規則は2017年10月2日に開催された事務局総会にて可決されたものであり、2016年改正からの変更をここに報告します。

新規則 全塾協議会事務局規則 2017年10月2日改正

旧規則 全塾協議会事務局規則 2016年11月12日改正

差分 全塾協議会事務局規則 2017年10月2日改正 改正差分

改正の概要

企画部と広報部を統合

企画部が企画、実施していた広聴業務を広報部に統合し、広報部の機能を広聴と広報の両面に拡大しました。

管理部の新設

全塾協議会及び事務局に関する情報などの管理を担う「管理部」を新設しました。

事務局組織に関する制度面の明瞭化

役員と部長の定義見直し

役員と部長を分離し「部長は役員でなければならない。」としました。これまでは、役員の職務として部署の統括が定められており、部署を持たない役員の立場、どの部署を統括するのかに不明瞭さがありましたが、部署を統括する部長の役割と事務局の運営を担う役員の役割を分離しました。また、部長には事務局長より部署に割り振られた業務を部署に配属された事務局員に割り振る役割、役員には事務局長と協力し業務を構成する役割を記述し、それぞれ明確化しました。

事務局員であることを明確にする責任の明記

事務局長の責任として、事務局員と事務局員以外を役員が区別できるような措置を取ることを明記しました。これにより、役員の誤認により、事務局員以外に事務局員が実施しなければならい業務を依頼してしまう事態を回避する責任が事務局長に生じます。執行機関として必要な組織としての信頼性維持の要件となります。

事務局員の配属に関する規定の追加

事務局員の配属を決めるのが事務局長であることを明記しつつ、役員ではない事務局員を何らかの部署に配属しなければならないとしました。これにより、事務局長が全事務局員に部署を経由して業務を指示できる状態を維持し、業務指示を受けない事務局員を制度的に認めないようにしました。また、同時に2017年7月より導入している、1人の事務局員を主配属と副配属の2部署に配属する制度を規則に追加しました。

会計の章を追加

これまで事務局の事業年度は毎年4月1日から翌年3月31日としてましたが、3月末は事務局も支出するべき項目があり財務処理が煩雑になってしまっていた、他の所属団体の監査と事務局の帳簿作成の時期がかぶっていた、といった理由から事業年度を1月1日から12月31日に変更いたしました。また、財務責任者を財務部長とすることを規則に明記しました。

情報管理の章を追加

2017年10月期全塾協議会定例会にて、塾生代表より情報管理規則の発議が行われました。審議は継続しており、まだ成立はしておりませんが、情報管理規則の施行に備えて事務局側の制度を先に整備する必要があるため、新設した管理部の役目や情報管理責任者に関する項目を追加しております。

その他表現の修正など

規則中で用語の表記ゆれや、曖昧な表現を整頓しました。また、全塾協議会規約と重複して定められている事項は、全塾協議会がその規約を変更したときに、事務局側の都合で規約、規則に矛盾を生じさせてしまうことになるため、全塾協議会規約の定めに従う、と言った規約を参照する規定に置き換えました。

全塾協議会事務局からのお知らせ

2017年5月30日に施行された、新しい「個人情報の保護に関する法律」(以下「改正個人情報保護法」)により、全塾協議会事務局は個人情報取扱事業者となりました。全塾協議会事務局は議会運営や監査のために、所属団体の役員や事務局員の情報を改正個人情報保護法が定める個人情報データベース等で取り扱っており、小規模事業者除外規定の廃止により改正個人情報保護法が定める様々な義務を負うこととなりました。

つきましては、改正個人情報保護法の施行日以降に個人情報を収集する際に、書面にて個人情報の利用目的を記した「個人情報取り扱い同意書」をお見せし、同意していただいた上で書類を記入していただくことにいたしました。これにより、皆様に適切に個人情報の利用目的を事前にお伝えします。お手数ですがご協力よろしくお願いします。また、皆様の情報を6ヶ月以上の期間使用する予定であるため、改正個人情報保護法が定める保有個人データに該当し、その利用目的等を本人の知り得る状態に置く必要がございます。この改正個人情報保護法 第24条の定める保有個人データに関する事項の公表等は、人により利用目的が異なる場合が存在するため、原則として「問い合わせ」に応じて回答する形を取らせていただきます。その他、法律の定める請求なども「問い合わせ」にて受け付けております。

今回は初回ですので例外的に、代交代の際にご記入いただいている「団体代表者・役員変動認可申請書」により個人情報を取得する際に現時点で使用している「個人情報取り扱い同意書」に記している利用目的に関する部分を記載いたします。

  1. 全塾協議会事務局は個人情報取扱事業者として個人情報の保護に関する法律に基づき、個人情報を取り扱います。
  2. 全塾協議会事務局は以下の目的で収集した個人情報を利用します。
    • 全塾協議会事務局の業務遂行のために所属団体と連絡をとるため。
    • 全塾協議会が発行する議事録に出席者を記載するため。
    • 全塾協議会が議決した項目を外部に公開する際に、その議決に関わった者を記載するため。
  3. 全塾協議会事務局は以下の目的のために個人情報を全塾協議会の所属団体に提供致します。
    • 全塾協議会の所属団体同士での連絡を補助するため。
  4. 全塾協議会事務局は上記以外の目的で個人情報の第三者提供を行う際には、法律の定める例外を除き、あらかじめ本人の同意を得ることとします。

利用目的に変更があった場合には所属団体メーリングリスト等を経由して通知いたします。

今後とも、全塾協議会事務局をよろしくお願いします。

全塾協議会事務局

事務局長 丹羽直也

「財務管理の手引き」改訂のお知らせ

全塾協議会事務局は、全塾協議会財務会計規約の改訂に伴い、財務管理マニュアルである「財務管理の手引き」を更新し、第7版を作成いたしました。

財務管理の手引き 第7版

そこで、その改訂内容とともに、全塾協議会の現行の財務制度について簡単に説明いたします。

全塾協議会と自治会費

全塾協議会は、塾⽣⾃治に関する最⾼意思決定機関として運営されており、塾⽣の福利厚⽣に関わるような公共性の⾼い塾内諸団体の活動を⽀援しています。また、その目的遂行のため、慶應義塾⼤学に在籍する塾⽣(学部生)の皆様から自治会費として毎年750 円、総額として2000 万円を超える⾦額をお預かりし、所属団体への交付⾦という形で分配しています。他にも財務の⾯では、団体の財務管理の指導、決算の監査、予算の承認を⾏っています。

監査の存在意義

前項で触れた自治会費は金額が限られており、全塾協議会全体の活動資金としては不十分であるため、所属団体は独自に財源を設け、自ら収入を得て活動に充てることが認められています。しかしながら、自治会費交付⾦を受け取っているか否かに関わらず、所属団体は義塾の名を冠して公共性の高い活動を行っているため、団体としての健全性を証明することが求められます。特に、⾃治会費は、全塾⽣(学部生)による選挙で選ばれた塾⽣代表の委託によって⼤学当局が徴収を代⾏しており、その妥当性・必要性が⼤学当局によって審議されたうえで全塾協議会のもとに交付されているため、⾃治会費を各団体に分配し、安定した財源を確保するために全塾協議会全体の健全性を⼤学当局に⽰す必要があります。

そこで、全塾協議会では、全ての所属団体の⾦銭の移動を団体から提出された決算報告書類を基に監査しています。これを経ることで、所属団体は全塾協議会の公認を得る事ができ、財務管理における各団体の健全性が全塾協議会を通じて⼤学の内外に対して保証されているのです。

「財務管理の手引き」の改訂点

1. 章立ての変更・重要事項の集約化・マークアップ

以前の「財務管理の手引き」に対しては、「財務管理の経験がない人が読むには難しい」という意見が多数寄せられていました。そのため、第7版では、「財務担当者の一年」という章を新たに設けて、財務担当者が一年間でしなければならないことや各種書類の〆切についてまとめ、初めて読む人が全体の内容を把握しやすいようにしました。この他にも、全体的に章立てを改めています。

また、以前の「財務管理の手引き」は内容が本冊と別冊に分かれており、補足やQ&Aとされている箇所に重要事項が書かれている部分が多数存在しました。そのため、別冊に書かれていた内容を本冊の中に組み込み、加えて補足やQ&Aを可能な限り廃したことで、重要事項を集約化し、必要な情報を一箇所から得られるように改善しました。また、特に重要な内容に関しては、下線の挿入や赤字での表示を行うことでマークアップを行いました。

2. 特別支出について

団体の活動を遂⾏する上で必要な⽀出の中には、社会通念上、不正の存在を特に疑われてしまうものがあります。そのような支出を全塾協議会では「特別支出」と呼び、一定の制限(事前許可制)を設けています。所属団体が活動範囲を広げる中で、支出内容も従来より多岐に渡るようになったため、改めて特別支出に該当する支出内容を改訂・明確化し、慣習化されていた申請方法についても明文化しました。また、それに対応する形で、決算報告書類として所属団体が提出する書類に特別支出一覧・交通系IC使用履歴添付書を追加しました。

3. 監査制度の見直し

全塾協議会の監査では、各団体の決算報告書類の不備を減点として加点方式で集計しています。そして、減点数が一定数を超えた団体は翌年度の自治会費の交付額に制限を設けていました。しかし、この方式は自治会費交付金を受領しない団体には処分として意味がなく、「不適切ではあるものの違法ではない」支出に対する抑止力がない、というデメリットが存在していました。

そこで、減点と不適切な支出の数の度合いに応じて、団体の予算執行権と自治会費の交付に制限をかけるという方式に変更しました。

今後とも健全な財務管理体制の維持のために邁進して参ります。

2016年から全塾協議会で行っている自治会費交付金の使途の監査に係る報告をウェブサイト上で報告するようにいたしました。

2016年度全塾協議会監査報告書

これまで、自治会費交付金の監査報告は大学当局のみに報告を行ってまいりましたが、塾生に直接資料を開示する手段としてウェブ上での公開という手段を今年から採用いたします。また、その中で重要である昨年度決算と今年度予算に関しては抜粋して公開いたします。なお、現在事務処理改善の過渡期であり和暦と西暦が混在しております。お見苦しいところが多々あるかと思いますが、何卒ご容赦ください。

これらの資料は活動報告からもご覧になれます。

今後とも全塾協議会をよろしくお願いします。

あいさつ運動

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