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じむログ No.010 事務局員としての一年

2022年4月19日 発行

じむログ第10弾は現議事部長を務める文学部2年生の女子局員に執筆していただきました!

今回のテーマは、「事務局の一年」。
事務局だけでなく、特別委員会やインターンなどにも積極的に活動した彼女の事務局1年生の一年を振り返ります。

入局を考えている皆さんにとってとても身近な内容となっているので要チェックです👀

事務局員としての1年


 5/15~6/15は議事部へ、6/16~7/16は広報部へ仮配属され、それぞれの部会に参加するなかで、上級生や各部署が何をしているのか学んだ。

7,8月はリーダーズキャンプの前段階であり、財務部にとって忙しい時期であったため、新入部員は皆7月の後半から財務部に駆り出される。
そこでは財務関連の書類の監査を行ったり、各団体の責任者の方や財務担当の方とお話しする上級生の様子を間近でみたりと、部のイメージの沸きやすい活動が多かった。また、財務関連がメインであるリーダーズキャンプも、様々な団体の代表や財務の方々にお会いでき、それぞれの学生団体がどのようなことをしているのかも知ることができたので楽しかった。そのため、財務部を第一志望にして部署配属希望書を提出した


 9月ごろには念願の財務部への主配属となり、順風満帆で楽しい事務局員ライフが待っているかと思ったが、そうではなかった。というのも、毎年改訂されている『財務管理の手引き』の修正点を指摘するというタスクや、交付金額決定スライド作成、交付金交付作業など、難しい用語がわんさか出てくるお仕事が多く、ついていくのが難しかったのだ。しかし、そういった複雑怪奇な作業についての細かいマニュアルを、優秀で親切な先輩方が作成してくださっていたため、無能で努力をすることもない私もなんとかタスクを片付けることができた。

とりあえずわからないながらもやってみることの大切さは受験で学んだので、自分が何をしているのか腑に落ちていなかったが、期限通りに任された仕事を終わらすことに注力した。1年の間の財務部での活動は、知らないことに触れる機会がとても多く順応するのに精神をすり減らした感はあるが、新しいものに触れることで自分の幅が広がった気もするので有意義だったと思う。


 副配属は議事部だった。
そこでは、議会中の議事ログ作成と、議会後の議事録作成、日頃のメール対応等を行った。議事ログ作成は議会で参加者が思い思いに話している間、どれだけその発言を形を変えることなくWordファイル上に残せるか、という戦いであったため、タイピングが非常に早くなった。ブラインドタッチが当たり前のようにできるようになったのも確実に議事ログ作成のおかげだと思う。その議事ログを、より公の場に見せる文書として整えたものである議事録作成は、やはり事実に基づいて書くことが重要であるため、こちらで勝手に装飾を付けずに議事録を書こうと頑張った。他の事務局員が一生懸命に書いてくれた議事ログにはタイピングミスも多かった(議事ログを書いている途中は、ミスをしても戻る時間がない)ので、議事ログを取った人が何を残そうとその打ち込みをしたのか考えるのが最も楽しかった(万が一本当に何が書かれているわからないときは、他の人が同じ発言を別の議事ログに残してくれているので安全安心である)。

メール対応は、外部の学生団体の方とやりとりできるため面白かった。また、書類を提出していただいたことに対してこちらがメールを返すことも多くあったので、必要書類について知ることができた。   議事部や財務部は団体の方に提出していただく書類が多いので、どちらにも配属されたことで書類というカテゴリーから見た全塾協議会事務局の動きを把握できるようになったと思う。その点で、1年時の配属に満足している。


 日頃の事務局での仕事は以上だが、他にも優勝準備委員会に配属され、当日の運営に携わった。ゲストをアテンドすることが主な仕事だったが、同じ事務局の同輩や、慶早戦支援委員会、應援指導部など別の学生団体の方々ともお話しできたので、とても楽しかった。外部の団体の方々と一つのイベントを成立させる活動の面白さを味わう機会が多いのも、事務局の醍醐味だと思う。


また、ワクチン情報サイト作成チームでサイト作成やTwitterでのツイートなども行った。事務局は優秀な方々がたくさんおり、その方々の働きを近くで見て感銘を受けた。


 これを書いている3/9の時点で私は

主配属:議事部(議事部長)
副配属:財務部、総務政策部
新歓実行委員会:財務
優勝準備委員会:業務統括

という立場である。責任も重く、行う作業も増えていることに怯えているが、一応半年以上は事務局に所属しているので、その経験を活かして真っ当に仕事をしたいと思う。

実際に最近、新歓実行委員会の財務として予算書類を作成したが、作る側に立ったからこそ、作られた書類を見る側として見るべきところを理解したように感じるので、そういった経験を積み重ねていきたい。



ありがとうございました!

各部署を実際に体験した彼女だからこそのリアルな声が伝わったのではないでしょうか。


次回は、今回の記事でも登場した「議事ログ」って何?ということをログとりのプロが簡単に教えてくださいます!



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